Optimización y digitalización
de la gestión documental de los organismos públicos con Egedex
Simplificación, organización y protección de los documentos con nuestra solución avanzada de gestión documental y archivo electrónico.
La gestión documental y archivo electrónico son componentes esenciales para cualquier organismo público que desee optimizar sus procesos administrativos. La solución Egedex permite digitalizar, organizar y gestionar todos los documentos de manera eficiente y segura, facilitando el acceso y el control sobre la información. Esta herramienta es fundamental para cumplir con las normativas legales y mejorar la transparencia y eficiencia en la administración pública.
Características principales
Digitalización
de documentos
Egedex ofrece capacidades avanzadas de digitalización que permiten convertir documentos físicos en archivos electrónicos de alta calidad. Esto facilita su almacenamiento, búsqueda y recuperación, eliminando la necesidad de mantener archivos físicos voluminosos y difíciles de gestionar.
Organización
y clasificación automática
Nuestra solución utiliza inteligencia artificial para clasificar y organizar automáticamente los documentos según categorías predefinidas. Esto ahorra tiempo y reduce errores, asegurando que cada documento se almacene correctamente y sea fácilmente recuperable cuando se necesite.
Acceso seguro
y controlado
Egedex garantiza un acceso seguro a los documentos, con controles de permisos que aseguran que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información. Los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo, lo que facilita el teletrabajo y la colaboración.
Cumplimiento
normativo
La plataforma está diseñada para ayudar a los organismos públicos a cumplir con todas las normativas legales en materia de gestión documental y archivo electrónico. Esto incluye la Ley 39/2015 y 40/2015, asegurando que todos los procesos y documentos cumplan con los requisitos legales.
Integración
con otros sistemas
Egedex se integra perfectamente con otros sistemas de gestión documental y plataformas digitales, permitiendo una administración centralizada y eficiente de todos los documentos y archivos.
Beneficios para los organismos públicos
Casos de uso en diferentes entidades
Ayuntamientos
Gestión de expedientes municipales, digitalización de actas y ordenanzas, y archivo de documentos históricos. Los ayuntamientos utilizan nuestra solución para digitalizar y gestionar documentos, mejorando la organización, el acceso y la preservación de la información, así como la eficiencia administrativa.
Hospitales
Digitalización y gestión de historiales médicos, asegurando un acceso rápido y seguro a la información clínica. En los hospitales, nuestra solución facilita la digitalización y gestión de expedientes médicos y administrativos, mejorando la seguridad, el acceso y la eficiencia en la atención al paciente.
Escuelas y Universidades
Administración de expedientes académicos, digitalización de registros estudiantiles y gestión de documentos administrativos. Las universidades emplean nuestra solución para gestionar documentos académicos y administrativos, optimizando el acceso a la información y mejorando la eficiencia operativa y la conformidad normativa.
Autoridades Portuarias
Las autoridades portuarias utilizan nuestra solución para digitalizar y gestionar documentos relacionados con la seguridad, el comercio y la operación portuaria, asegurando la conformidad y mejorando la eficiencia.
Museos
Los museos emplean nuestra solución para digitalizar y gestionar documentos relacionados con colecciones, adquisiciones y eventos, mejorando la preservación y el acceso a la información y optimizando la gestión administrativa.
Gestión de expedientes municipales, digitalización de actas y ordenanzas, y archivo de documentos históricos. Los ayuntamientos utilizan nuestra solución para digitalizar y gestionar documentos, mejorando la organización, el acceso y la preservación de la información, así como la eficiencia administrativa.
Digitalización y gestión de historiales médicos, asegurando un acceso rápido y seguro a la información clínica. En los hospitales, nuestra solución facilita la digitalización y gestión de expedientes médicos y administrativos, mejorando la seguridad, el acceso y la eficiencia en la atención al paciente.
Administración de expedientes académicos, digitalización de registros estudiantiles y gestión de documentos administrativos. Las universidades emplean nuestra solución para gestionar documentos académicos y administrativos, optimizando el acceso a la información y mejorando la eficiencia operativa y la conformidad normativa.
Las autoridades portuarias utilizan nuestra solución para digitalizar y gestionar documentos relacionados con la seguridad, el comercio y la operación portuaria, asegurando la conformidad y mejorando la eficiencia.
Los museos emplean nuestra solución para digitalizar y gestionar documentos relacionados con colecciones, adquisiciones y eventos, mejorando la preservación y el acceso a la información y optimizando la gestión administrativa.
Automatización de Flujos de Trabajo en
Gestión Documental y Archivo Electrónico
TRANSFORMACIÓN DIGITAL A TRAVÉS DE LA AUTOMATIZACIÓN
En la era de la transformación digital, la automatización de flujos de trabajo es esencial para mejorar la eficiencia, reducir errores y optimizar recursos. La solución de Gestión Documental y Archivo Electrónico de Egedex no solo digitaliza y organiza documentos, sino que también automatiza los procesos administrativos, permitiendo a las organizaciones públicas operar de manera más ágil y eficaz. Con nuestras avanzadas tecnologías y capacidades de personalización, estamos preparados para ayudar a tu organización a alcanzar nuevos niveles de rendimiento y cumplimiento. Te contamos cómo:
01
Flujos
de trabajo
automatizados
La automatización de flujos de trabajo en nuestro sistema permite que las tareas rutinarias y repetitivas se realicen de manera automática, sin intervención manual. Desde la recepción y clasificación de documentos hasta la aprobación y archivo, cada etapa del proceso puede ser gestionada automáticamente.
BENEFICIOS
– Reducción de Errores Humanos: Menos intervención manual reduce la posibilidad de errores y aumenta la precisión en el manejo de documentos.
– Eficiencia Incrementada: Los procesos se completan más rápidamente, liberando tiempo para que el personal se enfoque en tareas estratégicas.
– Seguimiento y Transparencia: Cada paso del flujo de trabajo es registrado y rastreable, proporcionando una vista clara y transparente del estado de los documentos.
02
Integración
con tecnologías
avanzadas
Nuestra solución se integra con tecnologías avanzadas como la Inteligencia Artificial (AI) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Esto permite una automatización inteligente, donde los sistemas no solo ejecutan tareas predefinidas sino que también aprenden y mejoran continuamente.
BENEFICIOS
– Procesamiento Inteligente: AI puede clasificar y categorizar documentos automáticamente basándose en su contenido, mejorando la eficiencia.
– RPA: Los bots pueden manejar tareas repetitivas como la extracción de datos, la entrada de información en sistemas de gestión y la generación de reportes.
– Aprendizaje Continuo: Los sistemas pueden adaptarse y optimizarse con el tiempo, proporcionando un rendimiento cada vez mejor.
03
Flujos
de aprobación
y validación
El sistema de Gestión Documental y Archivo Electrónico de Egedex incluye flujos de trabajo automatizados para la aprobación y validación de documentos. Esto asegura que todos los documentos pasen por las revisiones y autorizaciones necesarias de manera eficiente y segura.
BENEFICIOS
– Rápida Aprobación: Los documentos pueden ser aprobados automáticamente por los usuarios designados, reduciendo el tiempo de espera.
– Notificaciones Automáticas: Los usuarios reciben alertas y notificaciones automáticas cuando se requiere su atención, asegurando que no se pierdan plazos importantes.
– Historial de Aprobaciones: Registro completo de todas las aprobaciones y revisiones, manteniendo la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
04
Gestión
de documentos
en tiempo real
Con la automatización de flujos de trabajo, los documentos pueden ser gestionados y accesados en tiempo real. Esto facilita una colaboración más efectiva y un control centralizado de todos los documentos importantes.
BENEFICIOS
– Acceso Instantáneo: Los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos necesarios desde cualquier lugar y en cualquier momento.
– Colaboración Eficiente: Múltiples usuarios pueden trabajar en un mismo documento simultáneamente, facilitando la colaboración y la toma de decisiones.
– Control Centralizado: La administración tiene una vista completa y centralizada de todos los documentos y su estado dentro del flujo de trabajo.
05
Adaptabilidad
y escalabilidad
Nuestro sistema es altamente adaptable y escalable, permitiendo personalizar los flujos de trabajo según las necesidades específicas de cada organización. Desde pequeños ayuntamientos hasta grandes entidades gubernamentales, nuestra solución puede ajustarse para satisfacer cualquier requerimiento.
BENEFICIOS
– Configuración Personalizada: Los flujos de trabajo pueden ser configurados para adaptarse a los procesos únicos de cada organización.
– Escalabilidad: La solución puede escalar fácilmente para manejar volúmenes crecientes de documentos y usuarios.
– Flexibilidad: Capacidad para integrar nuevos procesos y ajustar los existentes a medida que cambian las necesidades y regulaciones.
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