Optimiza la gestión documental
con Egedex
Digitaliza, organiza y automatiza tus procesos documentales con nuestra solución avanzada de gestión documental.
La gestión documental es esencial para cualquier organización que busca mejorar la eficiencia, reducir costos y cumplir con las normativas vigentes. La solución de Gestión Documental de Egedex ofrece una plataforma robusta y flexible que permite digitalizar, almacenar, organizar y gestionar todos los documentos de tu organización de manera eficiente y segura. Con Egedex, los procesos documentales se simplifican, permitiendo un acceso rápido y controlado a la información, y garantizando la integridad y confidencialidad de los datos.
Características principales
Digitalización de documentos
Transforma tus documentos físicos en archivos digitales accesibles desde cualquier lugar. La digitalización reduce el espacio físico necesario para el almacenamiento y facilita la búsqueda y recuperación de documentos.
Almacenamiento seguro y centralizado
Egedex proporciona un repositorio centralizado para todos tus documentos, asegurando que estén siempre disponibles y protegidos contra pérdidas o accesos no autorizados. La solución utiliza tecnologías de cifrado y copias de seguridad para garantizar la seguridad de los datos.
Organización y clasificación eficiente
Organiza y clasifica tus documentos con facilidad mediante el uso de metadatos, etiquetas y categorías. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos específicos, mejorando la eficiencia operativa.
Automatización de flujos de trabajo
Automatiza los procesos documentales mediante la configuración de flujos de trabajo personalizados. La automatización reduce errores, agiliza los procesos y asegura el cumplimiento de los procedimientos internos y normativas legales.
Integración con otros sistemas
La solución de gestión documental de Egedex se integra perfectamente con otros sistemas de gestión empresarial, como ERP, CRM y plataformas de colaboración, facilitando la interoperabilidad y el flujo continuo de información.
Beneficios para los organismos públicos
La digitalización y automatización de procesos documentales reduce significativamente el tiempo dedicado a la gestión de documentos, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más estratégicas y productivas.
La eliminación del papel y la reducción de los espacios de almacenamiento físico se traducen en un ahorro considerable en costos operativos. Además, la eficiencia en la gestión documental reduce el tiempo y los recursos necesarios para la búsqueda y recuperación de documentos.
Egedex asegura que todos los documentos cumplan con las normativas y regulaciones vigentes, proporcionando un historial de auditoría completo y garantizando la integridad y confidencialidad de los datos.
El acceso rápido y controlado a la información mejora la toma de decisiones y facilita la colaboración interna y externa. Los permisos y controles de acceso aseguran que solo las personas autorizadas puedan ver y modificar los documentos.
La digitalización contribuye a la sostenibilidad y responsabilidad ambiental al reducir el uso de papel y otros recursos físicos, apoyando las iniciativas ecológicas de la organización.
Casos de uso en diferentes entidades
Administraciones Públicas
Gestión eficiente de expedientes, digitalización de archivos históricos, automatización de procesos de licencias y permisos.
Sector
Salud
Almacenamiento seguro de historiales médicos, acceso rápido a información de pacientes, cumplimiento de normativas de privacidad de datos.
Empresas
Públicas
Gestión de contratos, digitalización de facturas y documentos financieros, integración con sistemas ERP y CRM.
Gestión eficiente de expedientes, digitalización de archivos históricos, automatización de procesos de licencias y permisos.
Almacenamiento seguro de historiales médicos, acceso rápido a información de pacientes, cumplimiento de normativas de privacidad de datos.
Gestión de contratos, digitalización de facturas y documentos financieros, integración con sistemas ERP y CRM.
Pasos para implementar la gestión documental
en tu organización
01
Evaluación
de necesidades
Realizamos un análisis detallado de las necesidades y requisitos específicos de tu entidad para diseñar una solución personalizada.
02
Digitalización
y migración de documentos
Asistimos en la digitalización de documentos físicos y la migración de archivos digitales existentes a la nueva plataforma.
03
Configuración
del sistema
Configuramos la plataforma para adaptarla a los procesos y requisitos específicos de tu organización, asegurando una implementación fluida.
04
Automatización
de flujos de trabajo
Definimos y configuramos los flujos de trabajo necesarios para automatizar los procesos documentales.
05
Capacitación
y soporte continuo
Ofrecemos formación a los usuarios y administradores del sistema, y proporcionamos soporte técnico y actualizaciones continuas para mantener la plataforma funcionando de manera óptima.
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